Как часто проводится надзорный аудит менеджмента качества?
Согласно действующим нормам, инспекционный аудит должен осуществляться с периодичностью не реже одного раза в год. Почему установлен именно этот временно отрезок? За 12 месяцев организация может существенно измениться, в том числе:
- расширить номенклатуру продуктов и услуг;
- освоить новые ниши рынка;
- изменить структуру управления;
- получить претензии от контрагентов и надзорных органов и т.д.
Различают услуги аудита на добровольной основе и внеплановые проверки, инициированные контролирующими органами.
Инспекционный аудит проводится на протяжении всего срока действия ГОСТ или ИСО. Сертификат соответствия представляется на ограниченный срок три года, после чего организация-держатель обязана подтвердить уполномоченному органу, что ее СМК по-прежнему соответствует установленным нормам.
Цели проведения регулярных проверок
Проведение инспекционного контроля ежегодно необходимо для определения, осталось ли качество товаров и услуг, эффективность системы управления, на том высоком уровне, который требуется положениями ГОСТ Р или ИСО.
Ежегодный инспекционный контроль ISO 9001 направлен на:
- процессы СМК, от которых зависит ее эффективное функционирование;
- деятельность руководства и персонала, направленную на выполнение требование и норм ISO;
- деятельность топ-менеджмента и рядовых сотрудников, направленную на устранение на добровольной основе недочетов, выявленных в ходе прошлой проверки;
- претензии от потребителей товаров и услуг, получаемые компанией-заказчиком;
- изменения менеджмента качества в организации.
Услуги обязательного аудита предусмотрены для компаний-производителей продукции, подлежащей сертификации.
Инспекционный контроль, проводимый на добровольной основе, имеет важное значение для организации-заказчика. Свежий взгляд внешних аудиторов, знакомых с положениями ИСО, помогает выявить актуальные проблемы в СМК предприятия, своевременно направить ресурсы на их устранение.
Как проводится надзорный аудит системы?
Порядок проведения инспекционного контроля включает следующие шаги:
- Организация заключает договор с органом по сертификации (ОС)
На этом этапе определяются сроки проведения надзорных мероприятий, порядок и стоимость. Заказчик осуществляет предоплату.
- Руководитель ОС назначает главу комиссии по надзорному аудиту
Избранный председатель назначает остальных членов группы, которые будут проводить инспекционный контроль на предприятии. Количество участников процесса зависит от масштабов организации и сложностью работ, связанной со спецификой отраслевой деятельности.
В группу нельзя включать специалистов, оказывавших в течение последних двух лет консалтинговые услуги компании-заказчику, а также представителей самой организации.
- Руководитель группы аудиторов продумывает план проведения мероприятий
Инспекционный контроль ИСО 9001 проводится после изучения документов, характеризующих действующую СМК на предприятии. Подготовка к мероприятию подразумевает обязательное составление плана, где отражаются сроки проведения аудита, порядок его организации, ожидаемые результаты от проведения.
Если внешним контролерам стало известно о существенных изменениях в компании (реорганизация, рост номенклатуры товаров и услуг и т.д.), ход проверки корректируется с учетом этого фактора. В стандарте ISO 19011 предусмотрено, что заказчик аудита, т.е. держатель сертификата соответствия, на этапе подготовки знакомится с составленным планом, высказывая свои пожелания и соображения.
Разрабатываются бланки документов, в которых будут фиксироваться результаты проверки для сертификата ИСО: протоколы совещаний, контрольные листы и т.д.
- Непосредственно проверка СМК организации
Порядок проведения инспекционного контроля, предусмотренный стандартом ISO 9001, предполагает, что проверка начинается с проведения предварительного совещания. Затем следует сбор информации и анализ, выводы аудиторов и фиксация промежуточных итогов в документов ранее разработанной формы.
- Выводы по проведенному аудиту
Внешние контролеры составляют акт, в котором объединяют в систему собранную информацию и делают выводы относительно состояния СМК в организации. Если инспекционный контроль выявил нарушения и несоответствия, у компании-заказчика имеется три недели на устранение замечаний. По результатам проведенной работы она направляет отчет в ОС. Орган проверяет факт устранения недочетов в течение 14 дней.
Какими могут быть итоги надзорного аудита?
Цель поверки – выявление соответствия или несоответствия менеджмента качества организации положениям ISO 9001. При проведении инспекционного контроля может быть найдено две группы недочетов:
- Существенные
Это несоблюдение одного из положений, предусмотренных сертификатом ИСО или ГОСТ, или его грубое нарушение. Устранение такого недостатка – трудоемкий процесс, требующий значительных финансовых вливаний. Часто устранение проблем требует кардинальной переделки СМК на предприятии и ведет к существенному изменению качества товаров и услуг.
- Несущественные
Это незначительные отклонения от норм ИСО, которые выявил инспекционный контроль. Их можно устранить за 2-4 недели или даже в период работы в компании внешних аудиторов.
По результатам проверки компания получает ISO 9001, если:
- обнаружено полное соответствие системы положениям стандарта;
- аудиторы обнаружили несущественные отклонения системы от норм;
- было выявлено не более трех существенных недостатков менеджмента качества фирмы.
При обнаружении существенных проблем у компании есть два месяца на устранение. Если требования уполномоченных органов не выполнены, сертификат соответствия отзывается уполномоченным органом.
Инспекционный аудит, который организация осуществляет на добровольной или обязательной основе, – важный элемент контроля над эффективностью систем менеджмента качества. Благодаря своевременному выявлению проблем и недостатков фирма может своевременно предпринимать необходимые меры для повышения результативности и оставаться конкурентоспособной на рынке.
