Разработка стандартов и устройство администрирования
В области проектирования и разработки нормативных актов можно выделить два технических комитета, относящихся к Международной организации по стандартизации:
- Технический комитет ТС 46 "Информация и документация";
- Технический комитет ТС 171 "Приложения для управления контентом".
Комитет ТС 46 занимается разработкой национальных стандартов Австралии и государств Европы. Здесь в большей степени рассматривают теоретические вопросы высокого уровня. Комитет ТС171 занимается внедрением и адаптацией американского опыта. Похожее разделение существует в Российской Федерации. Так, стандартами ТС 46 занимается ВНИИДАД, а работой комитета ТС 171 - подкомитет ПК 6 технического комитета ТК 459.
Особенности внедрения и контроля
ISO 9001 определяет требования к управлению и ведению документации. В результате организация становится гибкой в вопросе выбора способов ведения документооборота в рамках установленной системы менеджмента и стандартов по ГОСТ.
В результате каждая компания может устанавливать точный объем документированной информации. Это позволяет показывать индивидуальную результативность планирования, функционирования и регулирования процессами. Также показывается внедрение и улучшения системы менеджмента качества.
В рамках требований к документации ИСО 9001 устанавливают следующие обязательные правовые акты:
- руководство по качеству;
- заявления в документальном виде о политике в области качества;
- записи об управлении и процедурах, которые требуются по данному стандарту;
- документы, которые определяются организацией в качестве необходимых для осуществления процессов и управления.
В результате задаются стандарты, соответствующие требованиям менеджмента качества и ГОСТ. При их соблюдении можно пройти не только внутренний аудит, но и любую внешнюю проверку.
От чего зависит сложность и содержание документооборота
Правильность ведения документооборота в организациях зависят от следующих факторов:
- компетентность сотрудников;
- сложность и взаимодействие разных процессов;
- применение корректирующих действий;
- вид деятельности и размер организации.
Каждая организация должна не только разрабатывать, но и поддерживать руководство по качеству. Она содержит данные об области применения системы менеджмента, мониторинга и изменений. Каждый документ системы должен быть управляемым и рабочим.
Администрирование документооборота
Управленческие процедуры основаны на действующих документах, поэтому последние должны быть управляемыми по требованиям ГОСТ. Для мониторинга и измерений разрабатывается отдельная процедура documentation, которая позволяет принимать только необходимые документы, согласующиеся с остальной информацией.
Менеджеры и ответственные лица организации обеспечивают качество содержимого и формы регистрируемых актов. В результате обеспечивается бесперебойный документооборот без лишних данных.
Как осуществляется администрирование
Разрабатывается процедура, которая предусматривает следующее:
- постоянный анализ данных;
- одобрение документации с учетом достаточности и формы до подписания;
- актуализация, а по необходимости повторное одобрение генеральным директором и другими ответственными лицами;
- каждое изменение получает новый идентификатор, а статус документа пересматривается;
- на участках применения информации обеспечивается ее наличие и актуальность;
- обеспечивается сохранность и легкая идентификация;
- обеспечивается не только бумажная, но и электронная версия любой информации;
- выполняется идентификация и управление рассылками не только внутренних, но и внешних документов.
В результате полноценного внедрения системы обеспечивается нормальное функционирование любой компании. Вся документация идентифицируется как уникальная, присваиваются статусы и степень обработки. Сотрудники могут напрямую работать с информацией, знают свои текущие обязанности и задачи предприятия.
Компания ООО Эксперт предлагает ознакомиться с действующими стандартами исо в документации. Вы можете оставить заявку или позвонить менеджеру для уточнения сложных вопросов, записи на прохождение процедуры по техническому, экономическому и правовому менеджменту. Предоставляется профессиональная консультация для организаций в Москве на каждом этапе сотрудничества.
